A convite da Flashes e Fatos o badalado consultor de etiqueta Fabio Arruda, descreve aqui os cuidados que devemos tomar com a comunicação virtual.
A comunicação virtual nos remete imediatamente a praticidade, objetividade e clareza. Portanto, mensagens curtas, focadas e bem escritas são as mais indicadas.
É fundamental endereçar a mensagem a alguém e iniciá-la com uma saudação e identificar o tema que será abordado, mais do que gentileza, é uma obrigação.
Colocar no campo do assunto “oi”, “olá” e variações do gênero, em mensagens de caráter profissional, é algo totalmente fora do fora do contexto.
Formatação, tabulação e alinhamento podem se perder na transmissão do e-mail, mas nem por isso você vai deixar de prestar atenção a isso ao enviar uma mensagem.
Cabeçalhos de e-mails anteriores devem ser limpos sempre. Mensagens enviadas para mais de uma pessoa não devem exibir os demais destinatários (ou seja, “cco”, ou cópia oculta), a não ser quando é necessário que o item com cópia esteja aberto a todos os envolvidos naquela mensagem (“cc”, ou cópia aberta). Resumindo: spams são o maior crime de invasão de privacidade e falta de respeito na internet.
O primordial a ser abordado aqui é a linguagem a ser usada na internet. A informalidade das abreviações deve ficar restrita a mensagens pessoais, chats, comunidades virtuais… enfim, não é adequada a um profissional elegante.
Imagens e fotos ocupam grande parte da memória do computador e podem dificultar o envio e o recebimento da mensagem. Assegure-se de que elas são realmente importantes.
Pelas normas estabelecidas pela etiqueta, mensagens escritas com letras maiúsculas significam que você está gritando. Cuidado: não é essa a ideia que você quer passar.
Em contrapartida, enviar uma correspondência em que todas as letras são minúsculas demonstra desleixo e preguiça.
Os mais tolerantes quanto a certas normas poderiam afirmar que papéis de carta ou de fundo, fontes coloridinhas ou engraçadinhas, recursos visuais e aqueles bem bobinhos emoticons devem ser usados com parcimônia.
Ao receber o cartão de visita de alguém em que já apareça o e-mail, isso está lhe conferindo a liberdade para enviar correspondência a essa pessoa, mas não correntes e piadas em emails profissionais.
Por mais seguro que você possa ser quanto à sua capacidade de digitação, sempre releia uma mensagem antes de enviá-la. Erros de digitação e ortográficos são absolutamente proibidos.
Ao enviar mensagem com cópia aberta, lembre sempre que o destinatário deve ser aquele de precedência hierárquica. Os demais são copiados.
Repasses de mensagens de outrem, apenas com a devida autorização.
Existem os que respondem ao e-mail sempre a partir da mensagem anterior, como forma de follow-up e até de documentação. Pode parecer uma atitude de descaso e desleixo. Abra pastas em seu computador, guarde mensagens como forma de registro, mas sempre inicie uma nova. Se você está respondendo a uma pergunta ou a um questionamento, pode parecer o.k., mas aquela mensagem que está copiada com outras doze anteriores dá a impressão de que tudo aquilo deve ser relido cada vez que recebido.
Permita-se digerir muito bem mensagens desagradáveis ou inquietantes. No calor das emoções, de imediato, é muito fácil perdermos a sintonia e a frequência profissional imparcial e isenta — quesitos fundamentais no meio corporativo.
Um estudo feito nos Estados Unidos chegou ao número de 5,5 trilhões de mensagens enviadas no ano de 1999. Imagine os números atuais.
Procure se policiar para não se tornar um “internetmaníaco”, daqueles que mandam tudo por via virtual — por exemplo, ao colega da mesa ao lado. A não ser que você tenha o objetivo expresso de registrar o assunto.
Pode parecer invasivo e até criminoso, mas as empresas têm o direito de interceptar e-mails enviados de suas máquinas a fim de monitorá-los. Portanto, respeite a confidencialidade e esteja muito seguro de não estar escrevendo nada que fará com que se arrependa depois.
Opiniões pessoais irônicas, ácidas ou até chulas a respeito de terceiros e comentários racistas ou preconceituosos em todos os âmbitos poderão queimar sua imagem para sempre se acessados por alguém mais que o destinatário que você escolheu.
O bom e velho golpe de minimizar telas de assuntos variados que não aqueles tratados no ambiente profissional quando alguém se aproxima, se este vier farejar o que você está fazendo, basta que olhe para a parte inferior da tela e você estará entregue. Isso vale para evidenciar que, como em todas as relações humanas, o bom senso deveria permear nossas atitudes.
Da mesma maneira que não utilizamos um telefone profissional para um longo bate-papo pessoal, declarações de amor picantes ou grandes dissertações sobre os próximos vinte anos de vida de seus filhos, isso vale para o uso da comunicação digital no que se refere a assuntos pessoais no ambiente profissional.
